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読書メモ|『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』

本を読むウサギのイラスト

こんにちは、ブジカエルです。

『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』は、私が若かった頃に読んで感銘を受け、この本の通りに仕事を進めるようにしたら一時期は仕事がめちゃくちゃできる人のように業務が捗ったものです。

が、この数年、なんだか仕事ができない人であるかのような仕事っぷりになってしまったので、ものすごく久しぶりに読み返すことにしました。

資格試験の重圧はなくなったし、(大学院の入試はあるけど、)仕事に邁進します!

目次

『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』について

2001年が初版、結構古い本です。
我が家には夫が持ち込みました。
社会に出て間もない頃のことです。

当時、一世を風靡した本のように思います。

調べてみたら、版を重ねて出版され続けているようで。
そりゃそうでしょう、この本の内容はとても有益だと思います。

AIの活用が業務に加わってくるとしても、この本の内容がひっくり返るということはなさそう。

はじめに

  • 本書は、仕事がうまくいく人々から学んだ経験をまとめたもの。
  • 著者らの着眼点は一貫して、個人の生産手順。
  • 能率的なビジネスマンから抽出した時間節約のためのアイデアと行動と、著者らが開発した方策集。
  • ディケンズによる成功の要素:時間厳守の習慣、秩序と勤勉、集中力、決断力。
  • 成功するための心構えはいつの時代も変わらない。

序章

  • 働くための基本(自分個人の仕事を効率良く処理するための要素)=能率向上プログラム(PEP)
  • 仕事のしかたの細かい改革が成果に結びつく。成功の秘訣は、「細部まで、細かく」。
  • このプログラム(PEP)では以下を学ぶ
    仕事をうまく管理する方法
    仕事を簡単にする方法
    時間を節約する方法
    自分にとっていちばん重要なことを決める方法
    自分にとって重要なことを達成する方法

第1章 すぐにやる!

すぐにやることで、より多くのことを片付ける。

  • まずデスクの上を整理する
    デスクやそばにある書類を一枚残らず、小物をひとつ残らず片付ける
  • 書類、メールは「すぐに」処理する
    メールもすべて処理
    書類を読むのは一度で済ませる
    仕事を一度で片付ければ、作業時間が減らせる
  • 重要でない仕事を先に終わらせる
  • 問題は小さなうちに解決する
  • 仕事の邪魔になる原因となる業務を真っ先に片付ける
  • やり残したことを片付ける
    1.残務の正体をはっきりさせる
    2.最初に片付けるべき残務を優先する
    3.一日ひとつの残務を片付けられるように時間を組む
    4.残務の原因をはっきりさせる
    5.その原因を取り除き、残務が再び発生しないように、またそれ以上残務をため込まないようにする
  • 過去ではなく、見たいを目指して仕事を始める
  • 「時間がかかるから」を先延ばしの言い訳にしない
    何かをやらないときの言い訳に、優先順位を持ちだすのを止める
    実行する習慣を身に付け、先延ばし癖を克服する
    先延ばしから解放されると、元気になれる
  • 仕事の習慣を見直し、決断力をもって習慣を変える
  • 間違った完璧主義より、「すぐやる」習慣を身に付ける
  • 自分の行動が生む最悪の結果を考える習慣を身に付ける
    決断力を発揮して、行動の結果に耐えられるときには、行動を続ける
  • 実行するほど重要なことかどうかを考える方法
    重要なら取り掛かる、重要でなければやらない
  • 物事を延期するときと同じくらい巧妙に、物事を最後までやり抜く方法

第2章 すぐに整理する

  • デスクとその周辺の乱雑さをきっぱり追い出す
    オフィスやデスク周りが乱雑なままでは、効果的に仕事をするのは難しい。
  • 処分すべき紙とガラクタをデスクから追放する
    紙は元凶。
    デスク整理は仕事の効率を上げる。
    しまって、忘れるのが怖ければ、思い出すシステムを作る。
    手を付けられないものをすべて思い出す必要はない。
    様々なメモをデスク等に貼りっぱなしにしたままだと気が散るしストレスのもとになる。
  • 物の置き場を作り、デスクには今手を付けているものしか置かない
    出来の良い予定表のシステムを利用して、必要な時に何をすべきか思い出せるようにすること。
  • 仕事に必要な基本的な道具を整備する
    ホチキス、ペン、セロテープ、クリップ、照明、ファイルシステム、バインダー等を、すぐに取り出せるように、いつでも使えるように、整備しておく。
  • スムーズに仕事を進める準備ー道具の見直し
    >3つのトレー〈未処理、保留、処理済み〉
    >標準的なオフィスの備品〈ホチキス、ペン、鉛筆、セロテープ、名刺入れ、電卓、クリップ、ファイルシステム、バインダー等〉
    >複合機〈備品と交換用の部品、取説を揃えておく〉
    >パソコン〈基本的操作を身に付け、新しい使い方を見つけるよう絶えず努める〉
  • 管理用のシステムと道具〈定期的に事務用品店をのぞいたりする〉
  • 書類仕事の能率を上げるファイル整理法を実践する
    使う頻度によって書類とファイルを整理する〈使用中、参照、保管の3種〉
    使用中:進行中のプロジェクトに関するもの
    参照:常に使うので近くに置く必要はあるが、手の届くところである必要はない
    保管:法律上の理由から保管しておくもの

使用中ファイルケースとその5つの中身

  1. 手元資料
    電話番号簿、住所録、パソコン解説書、会社の方針マニュアル、その他頻繁に目を通すもの
  2. 打ち合わせ用
    定例ミーティング用のファイル、スタッフ各メンバー用に1つずつ
  3. 日常業務
    日、週、月単位で行われる日々の業務に必要な資料
  4. 現行のプロジェクト
    現在進行中のプロジェクトのためのもの。各プロジェクトで1つずつ。
    ハンギングファイルを作り、現行の仕事に必要なものはすべて入れておく。
    頻繁に片付け、それほど急ぎでないあものは参照ファイルケースに移す。
  5. 備忘録
    通常2つにわける。
    1つは1から12まで番号をふった、年間12か月にあたるもの。
    もう1つは1から31までの、月間31日間にあたるもの。
    長めに保留することと、フォローが必要なことのために使う。

忘れないシステムで、仕事を確実に処理する
備忘録ファイルを毎日チェックして、自分のやるべきことを毎日把握して、スケジュール通りに業務を果たす。結果、仕事が捗る。

「使用中ファイルケース」を実際に準備する

  1. 「使用中ファイルケース」となる引き出しを選ぶ
    デスクのいちばん大きな引き出しがよい。自分の手元に置いておきたい資料を入れる。引き出しには太く大きな文字で、わかりやすい適切な名前をつける。
  2. 使用中でないファイルはすべて片付ける
    参照ファイルケースかk保管ファイルケースに移す。
  3. 各プロジェクトに一つずつ、該当するフォルダを作るようにする
    それぞれのファイルに、わかりやすい適切な名前をつける。
  4. 備忘録ファイルの準備をする
    第一部は1から12の番号をつけ、もう一部には月間日数に相当する1から31までの数字をつける。
  5. 既に使用していないファイルを片付ける
    参照ファイルケースか保管ファイルケースに移動

自分の仕事に合う「参照ファイルケース」をつくる

  • 将来任される仕事のための資料
  • 参考になる過去のプロジェクト
  • 外部のスタッフ、取引業者等に関する資料
  • 過去の実績、将来の予測に関するデータ
  • 予算に関する資料
  • 顧客、または仕入先との取引記録

参照ファイルケースに入れるべき資料は。

  1. どの資料をとっておきたいか?
  2. 参照ファイルケースを簡単に検索するには、どうするのがいいか?
  • 万一に備えて物を取っておきすぎていないか。
  • 参照ファイルケースにたくさん入れすぎていないか。
  • 取っておくか否かを決めるについては、自問する。「もしこれがまた必要になったとき、どこで手に入れられるか?」
  1. 自分の職務を構成する主な要素をリストアップする(例えば、営業、契約、納品管理)。これが参照ファイルケース内の項目になる。
  2. リストの項目に従って、ファイルフォルダにわかりやすい適切な名前をつける。
  3. 既存のファイルを選別にかけ、不要な書類を捨てる。
  4. ハンギングファイルを使って、ひとつ、あるいは複数の項目による引き出すの構成を決める。
  5. 項目あるいはその甲斐にあたる項目の中では、ファイルをアルファベット順に並べる。
  6. 引き出しとファイルフォルダには、大きく見やすい字体で見出しをつけ、検索と補充がすばやく簡単にできるようにする。

自分用と部署用、二種類の「保管ファイルケース」

管理側の責務は、機能的な保管システムを提供すること。
職員の責務は、保管システムについて理解し、正しく使うこと。

書類保管の方針、管理責任者、索引のシステム、保管資料から文書を探す方法、必要なときにちゃんと文書が戻るか。

書類整理に便利なハンギングファイルを活用する。
なるべく大きな項目で分ける。

パソコン上のファイルも、同じファイルシステムで整理する。

(つづく)

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この記事を書いた人

このブログを運営しているブジカエル、カエル好きですがカエルにはあまり詳しくありません。精神障害者の地域生活を支援する社会福祉士、国家資格キャリアコンサルタント。旅好き、学び好き、放送大学11年目のマルチポテンシャライト。科学的な幸福の研究に興味津々なポジティブ心理学実践インストラクター。健康管理好き、2013年に健康管理士、食生活アドバイザー3級&2級を取得。
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